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Ferienpass planen und vorbereiten

Während der Planung und Vorbereitung eines Ferienpasses stehen seitens Organisationsteam und Veranstaltern einige organisatorische Überlegungen an. Die Auswahl der betreuten Ferienangebote wird sowohl auf Grund von Erfahrungen als auch durch Wünsche seitens der Teilnehmenden jährlich neu zusammengestellt.

Die wichtigsten Phasen während der Organisation eines Ferienpasses

Bei der Planung und Organisation von betreuten Ferienangeboten werden verschiedene Phasen durchlaufen, die zahlreiche Entscheide und verschiedenste Massnahmen erfordern.

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Die wichtigsten Phasen im Detail

Die wichtigsten Phasen im Detail

1. Angebotsplanung und Vorbereitung

  • Eine detaillierte Terminplanung für die Gesamtorganisation des Ferienpass wird erarbeitet.
  • Das Ferienpass-Angebot wird zusammengestellt, neue Veranstaltende werden involviert, alle Daten und die benötigten Ressourcen aufeinander abgestimmt, die Finanzierung, Kommunikation etc. vorbereitet.

2. Angebotspräsentation

  • Die Angebote werden in digitaler Form auf einer Webseite vorgestellt, idealerweise durch analoge Massnahmen wie z. B. durch einen Flyer und/oder Zeitungsinserate begleitet.
  • Es empfiehlt sich eine einheitliche Angebotsbeschreibung mit Titeln, welche das Interesse wecken und eine einheitliche Bildsprache.
  • Der Ferienpass inkl. aller Rahmenbedingungen ist jederzeit an einem Ort sowohl für interessierte Familien als auch für Veranstaltende zugänglich.

3. Wunschphase

Der Zeitraum, in dem Familien individuell mit Filtern möglichst viele Wünsche in einer Wunschliste pro Kind zusammenstellen. 

4. Zuteilung
Das Organisationsteam verteilt alle individuellen Wünsche am besten mit Hilfe eines fairen Zuteilungsverfahren in das vorhandene Kursangebot, sodass zum einen möglichst viele Wünsche erfüllt werden, zum anderen möglichst viele Kursangebote zustande kommen.
Dabei sollte das Gesamtprogramm aufeinander abgestimmt werden (Abgleich von Angebot und Nachfrage und mit gesteckten Zielen).
Alle Wünsche, die erfüllt werden können, werden den Familien an einem bestimmten Tag (Happy Day) mitgeteilt.

5. Direktbuchungsphase und Restplatzbörse

Der Zeitraum, in dem die nach der ersten Zuteilung noch vorhandenen freien Kursplätze direkt gebucht werden können, nach dem Motto first come – first serve.
Diese Phase empfiehlt sich Familien, die neben den bereits zugeteilten bestätigten Wünschen ein weiteres Angebot buchen möchten oder spontan betreute Ferienangebote für bestimmte Tage suchen.

6. Bezahlung

Das individuell gebuchte Ferienpass-Angebot wird mit den Familien abgerechnet. 

7. Durchführung

Der Ferienpass findet statt und alle bestätigten Ferienpass-Angebote werden besucht.
Eine Fotogalerie auf der Webseite zeigt nach der Durchführung des Ferienpasses alle Ferienerlebnisse.

8. Nachbereitung

Hinter den Kulissen sollte ein Review über den abgehaltenen Ferienpass durch das Organisationsteam und die Veranstalterinnen und Veranstalter stattfinden. Die Ergebnisse dienen der Zusammenstellung des nächsten Ferienpass-Angebots, Involvierung neuer Veranstaltender, Abstimmung der Daten und der benötigten Ressourcen und Vorbereitung der Kommunikation etc.

    

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Tipps & Ideen zur effizienten Organisation von betreuten Ferienangeboten

Ein betreutes Ferienangebot, ein Ferienpass lässt sich schnell auf die Beine stellen. Hier ein kleiner Leitfaden zur Planung und Organisation von betreuten Ferienangeboten, der sich jedes Jahr wieder hervorholen lässt und auch neuen Organisatoren einen schnellen Überblick über die wiederkehrenden Aufgaben verschafft.

 

Best Practice 

In unserem Support-Bereich finden Nutzende der Buchungsplattform Feriennet weitere Informationen zur Organisation von betreuten Ferienangeboten. 

 

Zum Support für Nutzende der Buchungsplattform Feriennet

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