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Planifier et préparer un passeport vacances

Lors de la planification et préparation d’un passeport vacances, il incombe au comité d’organisation et aux prestataires de faire quelques réflexions d’ordre général sur l’organisation d’un tel événement. Le choix des activités proposées dans le cadre d’un passeport vacances peut varier d’une année à l’autre. Le choix se fait sur la base des expériences vécues les années précédentes et des souhaits émis par les participante/es.

Principales étapes dans l’organisation d’un passeport vacances

De nombreuses décisions et mesures sont prises tout au long des différentes étapes de la planification et réalisation d’un passeport vacances.

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Les étapes les plus importantes en détail

Les étapes les plus importantes en détail

1. Planification et préparation des activités

  • Un planning détaillé est élaboré pour l’ensemble des étapes de l’organisation.
  • L’ensemble de l’offre du passeport vacances est défini, de nouveaux prestataires sont intégrés, toutes les données et ressources nécessaires sont coordonnées et le financement ainsi que la communication sont planifiés et préparés.

2. Présentation des offres

  • Les offres sont présentées sur un site Internet et sa promotion est idéalement accompagnée de mesures analogues telles que dépliants et/ou annonces dans les journaux locaux.
  • Il est recommandé de recourir à une description homogène des offres, avec un titre attirant l’intérêt et des pictogrammes.
  • Les familles intéressées et les prestataires partenaires peuvent accéder à tout moment à la présentation des offres et aux conditions-cadre du passeport vacances.

3. Phase des souhaits

Période au cours de laquelle les familles sélectionnent, au moyen de filtres, le plus grand nombre d’activités possibles pour établir une liste des souhaits pour chaque enfant.

4. Attribution
Le comité d’organisation veille à une attribution optimale et équitable des activités par rapport aux souhaits des enfants d’un côté et par rapport aux nombre total de places et d’activités disponibles. Le but est de satisfaire un maximum de participant e s et de remplir un maximum de places.
Ensuite les souhaits confirmés pour chaque enfant sont communiqués aux familles, à une date définie et communiquée au préalable (appelé p.ex. «happy day»).

5. Phase de réservations dans la bourse aux places restantes

Après la confirmation des souhaits aux enfants il est possible d’ouvrir, pour une période définie, une «bourse aux places restantes». Des places encore libres peuvent être ajoutées par les enfants selon le principe «premier arrivé, premier servi»; ces réservations supplémentaires s’ajoutent à la liste d’activités déjà confirmées au préalable. La bourse aux «places restantes» s’adresse aussi aux familles qui ont manqué la première phase d’inscription (phase des souhaits) et qui veulent réserver à court terme des activités du passeport vacances.

6. Facturation

Les passeports vacances réservés par les familles sont facturés à ces dernières. 

7. Réalisation du passeport vacances

Les activités annoncées pour le passeport vacances ont lieu aux dates indiquées, avec tous les enfants et jeunes inscrits au préalable. A la fin du passeport vacances des photos des différentes activités illustrent l’évènement vécu.

8. Suivi

Une fois que toutes les activités sont passées le comité d’organisation assure le suivi, ensemble avec les prestataires et les personnes impliquées dans l’organisation. Les retours sont analysés et les conclusions et résultats de l’analyse servent à définir et améliorer le prochain passeport vacances pour l’année suivante. Le suivi implique peut-être la création de nouvelles offres, le recrutement de nouveaux prestataires, mais il consiste aussi à archiver les données et à préparer la communication finale, etc.

    

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Conseils et astuces pour une organisation efficace d’un passeport vacances

Il est relativement facile de mettre sur pied un nouveau passeport vacances. Cependant une planification détaillée est nécessaire pour en assurer le succès. Ci-après vous trouverez un petit guide récapitulant les différentes étapes de la planification et les tâches récurrentes. Ce guide peut être consulté chaque année au début des préparations et il facilite par ailleurs l’introduction de nouveaux responsables qui rejoignent le comité d’organisation.

 

Bonne pratique

Les utilisatrices et utilisateurs de la plateforme de réservation «Réseau vacances» trouveront dans sa rubrique support des informations complémentaires concernant l’organisation d’un passeport vacances.

 

Vers le support pour les utilisatrices et utilisateurs de la plateforme «Réseau vacances»

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